Offre d’emploi

L’ambassade de France à Sofia recrute à compter du 1er septembre 2015 un(e) secrétaire-assistant(e) bilingue

INTITULE DE L’EMPLOI : Secrétaire/Assistant bilingue

DEFINITION SYNTHETIQUE :
Contribuer au bon déroulement des activités de l’ambassade de France en Bulgarie en assurant des fonctions de secrétariat et d’assistance administrative et technique pour le compte du premier conseiller et du conseiller presse de l’ambassade.

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Mise en forme et valorisation des supports écrits (notes, notes verbales, divers documents écrits…).
- Suivi des contacts de l’ambassade de France auprès des administrations, des représentants politiques, institutionnels, économiques ou de la société civile bulgares et français.
- Communication avec les interlocuteurs de l’ambassade de France en français et en bulgare.
- Traduction en français ou en bulgare de documents divers (lettres, invitations…).
- Gestion de l’agenda de la 1ère conseillère et du conseiller de presse et assistance à l’organisation de leurs réunions, RDV et contacts.
- Gestion du planning des chauffeurs de la chancellerie.
- Soutien logistique pour l’instruction de dossiers ou la gestion du service de la chancellerie (notes de service et autres documents internes).
- Suivi de certains inventaires généraux de la chancellerie et de la Résidence.
- Binôme avec la secrétaire de l’ambassadeur : suivi des appels et RDV de l’ambassadeur, suivi et actualisation des listes de contacts de l’ambassadeur, préparation des courriers et invitations aux réceptions de l’ambassadeur, gestion des réceptions/repas à la Résidence.

SAVOIR-FAIRE :
- Accueillir et prendre les messages téléphoniques
- Filtrer et orienter l’information aux services compétents
- Enregistrer et classer les documents
- Saisir et mettre en forme les documents.
- Envoi de lettres, invitations et correspondance électronique par courriel et publipostage

CONNAISSANCES :
- Bonne communication écrite et orale en français et bulgare
- Bonne communication orale en anglais
- Maîtrise des logiciels de traitement de texte et des tableurs
- Bonne connaissance des administrations bulgares
- Connaissance de l’administration française
- Gestion documentaire

QUALITES PERSONNELLES, observées/observables en situation professionnelle :
Patience, intelligence, rapidité, réactivité, disponibilité, efficacité, grande discrétion.
Facultés rédactionnelles, esprit d’équipe, d’initiative, d’adaptation, d’apprentissage

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE :
- Binôme avec le secrétariat de l’ambassadeur
- Possibilité d’enrichissement des activités par d’autres fonctions

POSTE / DIRECTION
Première conseillère et conseiller presse (secrétariat)

SERVICE / SOUS-DIRECTION
Chancellerie

LIEU DE TRAVAIL
Ambassade de France – 29 rue Oborichté – Sofia

CONTACTS REGULIERS
Toutes les administrations bulgares, en particulier les services du ministère bulgare des affaires étrangères, et les ambassades étrangères à Sofia.
Autres interlocuteurs bulgares et français des différents services de l’ambassade
Administrations françaises, en particulier les services du ministère français des affaires étrangères.
Services de l’ambassade de France, en particulier ceux de la chancellerie (Premier conseiller, gardes de sécurité de l’ambassade, service de Presse, chauffeurs) et de la Résidence de France.

Les candidat(e)s voudront bien adresser une lettre de motivation et un CV au plus tard le 28 juin 2015 à l’adresse suivante : consulat.sofia-amba@diplomatie.gouv.fr

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Dernière modification : 16/06/2015

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